Pilates op locatie en de WKR: wat past binnen vitaliteitsbudget

Steeds meer bedrijven krijgen budget vrij om iets met vitaliteit te doen. Of het nu een formeel vitaliteitsbudget heet, of vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling (WKR), of gewoon een potje voor teamverbinding, de bedoeling is hetzelfde: investeren in mensen zonder dat dat een verkapte loonsverhoging wordt. Outdoor pilates op locatie past meestal precies binnen die regelingen. Hoe dat werkt, hier de korte versie.

Wat is de WKR ook alweer

De Werkkostenregeling regelt hoe werkgevers belastingvrij iets aan hun werknemers kunnen geven. Per kalenderjaar mag elk bedrijf een deel van de fiscale loonsom (1,7% over de eerste €400.000, daarboven 1,18%) gebruiken als vrije ruimte. Daaruit kunnen vergoedingen, verstrekkingen en activiteiten worden betaald zonder dat die als loon belast worden. Geen afdracht, geen heffing, geen reden tot gedoe bij de boekhouding.

Daarnaast bestaan er gerichte vrijstellingen die helemaal buiten de vrije ruimte vallen. Vakliteratuur, OV-kaarten, scholing. En sinds een paar jaar ook bepaalde vormen van fitness en bewegingsactiviteiten, mits ze plaatsvinden op de werkplek.

Outdoor pilates: meestal vrije ruimte, soms vrijstelling

Een pilates-sessie van 60 minuten op het bedrijfsterrein, gegeven door een externe instructeur, valt onder een paar mogelijkheden:

• Als de sessie tijdens werktijd plaatsvindt en op de werkplek (of het terrein direct daaromheen, zoals een binnentuin of dak), kan het onder de gerichte vrijstelling voor arbo-faciliteiten of fitness op de werkplek vallen. Geen WKR-impact.
• Vindt het buiten werktijd plaats, of mag het breder beschikbaar zijn dan alleen op de werkplek, dan boek je het meestal als vrije ruimte. Geen heffing zolang je binnen de 1,7% blijft.
• Een teamuitje, vrouwennetwerk-event of vrijdagmiddag-borrel waarin pilates de hoofdactiviteit is, valt onder de vrijstelling voor personeelsfeesten (mits gezamenlijk en in groep).

Welke route past, hangt af van hoe en wanneer je de sessie inplant. De meeste bedrijven die ik spreek, plannen het in werktijd of als teamactiviteit en boeken het simpelweg als vrije ruimte of arbo-faciliteit. De boekhouder of HR-medewerker weet meestal binnen vijf minuten welke kolom past.

Wat de werknemer merkt

Niets in de loonstrook. Geen belaste vergoeding, geen verrekening, geen verhaal. Werkgever betaalt de sessie, werknemer komt opdagen op zijn matje en gaat na het uur weer aan het werk. Voor de werknemer voelt het als een cadeau van het bedrijf, en dat is fiscaal ook precies wat het is.

Wat het kost (en wat dat betekent voor je budget)

Een sessie van 60 minuten op locatie kost vanaf €175 voor 8 tot 15 personen. Voor een team van 12 medewerkers komt dat neer op ongeveer €15 per persoon per sessie. Dat past binnen vrijwel elke vrije ruimte, zelfs voor kleinere bedrijven met een beperkte fiscale loonsom.

Een maandelijkse afspraak (12 sessies per jaar) komt uit op €2100 bij een gemiddeld team. Een wekelijkse afspraak (40 sessies, exclusief vakanties) op ongeveer €7000. Beide bedragen zijn voor een gemiddelde MKB-werkgever ruim binnen de vrije ruimte, ook als er nog een kerstpakket bij komt.

Wat het je oplevert

Vitaliteit is een term die makkelijk hol klinkt. In de praktijk gaat het om drie concrete dingen:

• Minder klachten in nek, schouders, onderrug. De top drie van verzuimoorzaken bij kantoorwerk. Pilates pakt deze spieren niet vluchtig aan, maar in de regio waar het ontstaat.
• Echte verbinding tussen collega's. Naast elkaar bewegen werkt anders dan tegenover elkaar praten. Ook de stille collega's doen mee.
• Energie die blijft hangen. Eén uur investering, de rest van de middag scherper, de avond minder uitgeput.

Voor HR is de rekensom helder: één voorkomen ziektedag kost gemiddeld €405 (CBS, 2024). Voor dat geld kan een team van 15 mensen een hele maand wekelijks pilatesen. Niemand belooft dat het verzuim halveert, maar de richting is logisch.

Hoe het werkt in de praktijk

Geen ruimte herinrichten, geen omkleden, geen matjes regelen. Ruby komt langs met alles wat nodig is. Binnen vijf minuten staat iedereen op een matje, in werkkleding of trainingsbroek, wat past. Eén uur later voelt het team de week anders.

Voor 8 tot 15 personen, op het bedrijfsterrein, op een dak, in een tuin, of binnen als het regent. Een keer per kwartaal, een keer per maand, of elke week. Wat past.

Wat een eerste stap kan zijn

Bij interesse plannen we vrijwel altijd eerst een kennismakingssessie tegen kostprijs, of een korte intro-call. Daar bespreken we wat bij het team past, welke ruimte werkt, en welke frequentie zin heeft. Geen verkooppraatje, gewoon even afstemmen.

Plan een kennismaking via het formulier op de B2B-pagina, of stuur een berichtje via WhatsApp. Ruby reageert meestal binnen twee werkdagen, persoonlijk.

Veelgestelde vragen

Past pilates op locatie onder de Werkkostenregeling?

Ja, meestal wel. Bij sessies tijdens werktijd op het bedrijfsterrein kan het onder de gerichte vrijstelling voor arbo-faciliteiten of fitness op de werkplek vallen. Buiten werktijd, of als personeelsevent, valt het binnen de vrije ruimte van de WKR (1,7% van de loonsom).

Wat kost een sessie van 60 minuten op onze locatie?

Vanaf €175 voor 8 tot 15 personen. Voor een team van 12 medewerkers komt dat neer op ongeveer €15 per persoon per sessie. Bij maandelijkse of wekelijkse afspraken stuurt Ruby een offerte op maat.

Merkt de werknemer iets in zijn loonstrook?

Nee. Bij toepassing van WKR of vitaliteitsbudget wordt de werkgever belast, de werknemer ontvangt het belastingvrij. Geen verrekening, geen heffing, niets in de loonstrook.

In welke regio's geeft Pilates x Core sessies op locatie?

Amsterdam en omstreken: Zaanstad, Landsmeer, Purmerend en Haarlem tegen reguliere prijs. Verder weg in overleg.

Wat is er nodig op de bedrijfslocatie?

Een buitenruimte van minimaal 30 vierkante meter, een dak of tuin, parkeerplaats voor materiaal. Of een binnenruimte van vergelijkbare grootte voor regenwetersessies. Matjes en alle materialen brengt Ruby mee.

Dit artikel beschrijft de hoofdlijnen van de WKR en gerelateerde vrijstellingen op basis van publieke informatie van de Belastingdienst (geraadpleegd mei 2026). Geen fiscaal advies. Voor de exacte toepassing in jouw bedrijf is je eigen boekhouder of fiscalist de aangewezen persoon.